随着社区治理的深层次推进，业委会在社区治理中发挥着越来越重要的作用。但是，业委会成员来自各行各业，对业委会工作的程序要求、专业知识未必十分熟悉，一些年纪较大的业委会成员因为不熟悉电脑操作等原因，甚至在处理文书方面也存在困难，培养一批既懂业委会专业知识、物业管理政策法规，又具有一定的组织协调、联络沟通能力的专业人才成为“业委会小秘书”，成为当前业委会工作的当务之急。
从2024年4月开始，芷江西路街道着手在辖区18个居民区招募首批业委会兼职“小秘书”。这些“小秘书”通过一个月的专业化培训后，将在建章立制、程序规范、文书起草、档案整理、协调关系以及电子化操作等方面为业委会提供有力支撑。
坚持党建引领，专业支撑为基层治理赋能
要做好业委会的事，只有热情，是远远不够的；专业，则能在千头万绪的社区治理工作中起到四两拨千斤的作用。
通常，居委会下设5大委员会，其中环境物业委员会的主要职责之一就是加强与业委会的联系、沟通，引导业主居民合理合法地表达利益诉求，指导和监督业委会开展工作。负责该委员会日常工作的社工金志豪，2018年加入洪南山宅居委会，用6年的时间，见证和参与了南山路88弄小区业委会从无到有、从有变好的过程。年轻的金志豪也因其高度的专业性成为芷江西路街道首批“小秘书”之一。
金志豪将归档的业委会材料进行信息化处理
“小秘书”，能干啥？来自光华坊居委会的社工韦正翔第一次听到“小秘书”这三个字，倍感新奇。事实上，“小秘书”作为社区治理的核心力量之一，工作的好坏直接关系到社区的品质高地。比如，除了要忙于将业委会的相关文件、合同、会议记录等资料录入电脑，以便更好地进行整理和查阅；“小秘书”还要协助业委会规范组织召开业委会会议、业主大会会议，协助业委会起草、修订和整理小区各种规章制度，协助业委会及时公开公示各项信息。
专业化、规范化、中立化，是“小秘书”身上最显著的标签。而为“小秘书”们烙上这些烙印的，正是来自芷江西路街道业主中心的行业专家。他们为“小秘书”提供专业指导和培训，包括政策咨询、法规培训和组织指导等，并在全过程参与中形成服务闭环。
作为房龄超过20年的商品房小区，多年来，住在南山路88弄小区的居民形成了多个小圈子，内部矛盾纠纷不断。“当时的状况是，叫得最响的那几个人各怀心思，真正愿意为社区无私奉献的居民却不敢站出来。”金志豪回忆，南山路88弄小区业委会全体成员自从2017年辞职后，一直没有成立新的业委会，导致很多日常工作无法开展。选举成立新一届的小区业委会需要五位业主代表，为此，他们积极上门走访，鼓励社区党员主动参加小区业委会委员选举，同时在业委会候选人审核择优阶段，向街道业主服务中心专家寻求建议，邀请专家列席业委会换届改选听取业主代表意见的座谈会，听取关于业主委员会的分布和构成比例、政治面貌、专业特长等方面的专业建议。
2021年，经过多方努力，南山路88弄小区第五届业委会终于成立了。
业委会“小秘书”全覆盖，打通壁垒初显成效
通常情况下，业委会应当在居民区党总支的党建引领下，做好对物业的监督工作，并及时向居民区党组织汇报各项重大工作。
但，现实往往不尽如人意。瞒报、漏报、谎报等现象，层出不穷。本来是合作发力、齐头并进的“三驾马车”，因为信息传递的阻塞，变成了各行其道的单枪匹马。
由于熟悉社区事务，“小秘书”陈济一上岗，就迅速把小区物业情况、业委会人员构成、当前主要工作任务都摸了个透，发现了不少安全“隐患”。复元坊居民区里200多只灭火器都已过期，物业却迟迟不肯更换。理由很简单，彼时适逢小区大楼更换电梯，需要动用一大笔维修资金，这让本不富余的小区维修资金顿时变得捉襟见肘，实在无力承担更换灭火器的费用。
排查小区里的灭火器
居民的安全不能因为没钱而置之不顾。陈济率先将了解到的情况上报给居民区党总支，寻求支持，再协同物业和业委会成员，开展协调商议，是否可以保留一部分的灭火器瓶子，用重新灌装的方式，节省开支。
“小秘书”不仅要成为业委会的好帮手，更要成为居民需求的敏锐捕捉者和协调者。
灵艺大厦的楼顶由于年久失修，一到梅雨时节，住在顶楼（26楼）的居民就叫苦不迭。长年的渗水，让居民家里的天花板都遭了殃，墙皮脱落的现象十分严重。尤其是2601室，居民家中渗出的水竟可以滴水成线，严重影响了日常生活。
灵艺大厦顶楼居民家里的天花板
“小秘书”韦正翔恰好是灵艺大厦所在的块长，在日常走访中，偶然听到居民的埋怨，在上门查看、确认实情后，便立即将情况汇报给业委会。业委会知悉后，采取特事特办的方法，在第一时间联系维修人员上门紧急处理，以解居民的燃眉之急。
随后，业委会通过正常流程，安排专业维修队在三伏天对灵艺大厦的楼顶进行大修，彻底解决了顶楼居民家中漏水的难题。
如今，芷江西路街道辖区内18个居民区已经实现“小秘书”全覆盖。这些“小秘书”通过短短2个多月的工作，在居民区里凝聚起了一个共识：他们不仅仅是在承担业委会的部分工作职责，也在为维护社区、社会的稳定发力，让基层治理中的“三驾马车”跑得更稳，行得更远。
注入新生力量，为社区建设减负增能
如何顺利召开一次业主大会？成百上千张的选票制作就耗时不菲。居民投票后的唱票、计票环节，也是对人力、物力、精力的一次极大考验。
近日，三兴居民区分别召开了涵盖300余户公房的老旧小区和400余户商品房的中型社区的业主大会。大会的目的是对《业主大会议事规则》、《管理规约》和《专项维修资金管理规约》这三项规约的修订进行表决，修订对构成业委会人力、物力和财力等相关重大问题的处置方法。
在以往，光是唱票、计票，工作人员就要忙上整整一天。这期间，还不能出任何差错。但现在，“小秘书”朱文蔚显得格外轻松。一张带有二维码的选票，让他在不到2个小时的时间里完成了之前一天的工作量。
只需轻轻一扫，电脑上就会显示出二维码中含带的房屋面积、居住人数等产证信息，免去了工作人员进行人工输入、核对的时间，同时也降低了差错率。
更重要的是，这张二维码选票还将带来一次技术变革。通过业主投票表决，将“线上投票和线下发票相结合的方式”写进业主大会议事规则，为即将上线的“拇指表决”打通规则上的关口。
今后，居民只需要登录随申办，进入芷江西路街道旗舰店，在首页找到“拇指表决”，点击输入室号，系统就能自动对产权人的身份进行校验。一旦校验成功，居民就能在线上，以业主的身份参与业主大会的各项表决，从而摆脱了时间和空间的限制，也提高了表决结果的准确性。
朱文蔚（左二）参与业委会日常工作
“时代在进步，科技化的手段也要跟上，不能再用老一套的工作办法了。” 在聚龙大厦业委会委员罗宁看来，这群年轻的“小秘书”上岗后，不仅为业委会带去了创新治理的理念和技巧，还实实在在地分担了不少业委会的事务性工作。摆脱了琐碎的日常事务，现在，“70后”宝藏楼组长、聚龙大厦业委会委员罗宁得以腾出时间和精力，为业主们解决更多实际问题。
临近下班时间，“小秘书”金志豪终于结束了在电脑上录入、保存业委会台账资料整理的工作，随即着手准备帮助业委会召开第7次业主大会。“我可以胜任吗？”金志豪坦言，通过这两个月的实践锻炼，“现在，自信地把‘吗’去掉；未来，我还能做得更好”。
来源：周到上海 作者：沈冠君
